Накладная на предоплату

Добрый день!
Дайте пожалуйста совет как правильно оформить сделку,
В апреле заказали изготовление рекламы на баннере, нам прислали НАКЛАДНУЮ с отметкой предоплата (я ещё подумала почему накладная а не просто счет, но т.к. в ней было написано, сам баннер, согласование проекта и доставка, поэтому посчитала, что будет закрытие этой накладной ВТОРОЙ НАКЛАДНОЙ после выполнение работы, ведь мы же работу ещё не получили). Нас попросили оплатить 50% и тогда они начнут работать, поэтому мы в апреле оплатили половину от общей суммы (оплаченный предналог включила в декларацию апреля), в июне попросили оплатить ещё 50%, что мы и сделали (предналог включила в июнь). Через где-то 10 дней нам привезли этот баннер и документы на рекламу, но не было накладной. Я позвонила в эту фирму и мне обещали её выслать, но вот только на днях я получила ОРИГИНАЛ НАКЛАДНОЙ, и к моему удивлению, что я там вижу, та же самая накладная (с тем же номером и датой), но только где стояла отметка ПРЕДОПЛАТА, сейчас написано ПОСЛЕОПЛАТА.
Не пойму как мне теперь провести закрытие авансовых сумм?
Звонить и требовать НОВУЮ НАКЛАДНУЮ или переделывать свои отчеты, хотя как можно провести накладную раньше чем мы получили работу...
Буду рада советам.
Спасибо.