Dokumenta reģistrācijas datums

Rēķinu par saņemtajiem pakalpojumiem piegādātājs mums sūta ar nokavēšanos. Piemēram rēķins par jūniju, kas ir izrakstīts ar 30 datumu pa pastu atnāk pēc 25 - 28 jūlija. Vienojamies, ka rēķinus noskanē un atsūta elektroniski (tie ir bez paraksta, jo parakstu uzliek tikai tad, kad jau sūta pa pastu), un vēlāk atnāk oroģināls pa pastu. Vai ir pareizi, reģistrēt elektronoski saņemtos rēķinus, tad kad tie ir saņemti (ar norādi, ka ir saņemti elektroniski) un orgiģinālus pieliekt vēlāk klāt, vai šādā gadījumā ir jāsaglabā vēstules aploksne uz kuras ir saņemšanas datums (zīmogs)?