Как уволить?

При инвентаризации выявлена недостача.Мат. ответственное лицо признает это,им подписаны документы,где подробно перечислен весь недостающий товар и сумма.Есть расписка,что он обязуется выплатить эту сумму в течение 1 мес.Как правильно его уволить - после выплаты недостачи,или сразу? Скорее всего сразу,но как сделать так,чтобы он не потерялся?Мы его уволим,по закону надо в течение 3 дней отдать налоговую книжку,и потом ищи его....... Какой код увальнения поставить в отчете о принятых- уволенных? И еще как проверить нового работника,почему уволен с предыдущей работы,чтобы опять не ошибиться,ведь сейчас запись в трудовой книжке не обязательна?!