HELP!!! Возврат товара по гарантии

Подскажите, пожалуйста, что делать в такой ситуации:

мы-оптовая фирма, продали товар другой оптовой фирме, они в свою продали розничному магазину, где товар и реализовали. Товар оказался бракованым, и конечный покупатель пришел с браком к нам, а наш менеджер-умничка поменял ему товар без каких-либо документов (причем забрал один товар, а в замен дал другой). Посоветуйте, пожалуйста, как мне теперь все это оформить?