Avanss atvaļinājumam Zalktī

Labdien! Es sāku domāt, ka laikam kaut ko nesaprotu vai ne tā daru:
Ja, piemēram, janvāra pēd.dienā es izmaksāju atv.avansupar februāri - tad zalktī es algu aprēķinos atveru jau februāri, kur aprēķinu un ielieku, ka izmaksāts avansā. Izdrukāju, iedodu parakstit un jau februari rekinot algas tur stāvēs šī izmaksa.

BET, ja pirms tam teiksim 20.janvārī ir bijusi tāda pati avansu izmaksa citam darbiniekam (par atvaļinajumu no 21-31 janvarim),es arī februārī visu ievadīju kā vajag un izdrukāju avansa izmaksu.

Problēma - drukājot avansa izmaksu sarakstu pirmajam darbiniekam(izmaksa 31.janvarī) tur izmaksu sarakstā atkal parādās tas darbinieks, kas jau sanemis avansu. Kā šajā situācijā?