Загранкомандировка

Директор едет в Россию ......,там на все расходы (гостинница,бензин ...и пр.)тратит свои личные доллоры т.е.меняет там на рубли .Потом отчитывается чеками и квитанциями в рублях ,при этом нет квитанций на обмен валюты .Подскажите пожауйста ,как поступить ,ведь на обмен валюты нужны квитанции ?Могу ли я принять такие чеки на расходы конвертируя рубли по курсу БЛ на момент сделки ?