Izdevumi ārzemēs (ES) ar čekiem

Labdien! Lūdz palīdziet,esmu esmu saputrojusies ar tiem saviem transportniekiem.Firmaveic transpotra pakalpojumus uz ārzemēm, klientam raksta rēķinu,šoferi saņem algu. Tik tālu viss skaidrs. Man nav īsti skaidrs kā iegrāmatot pirkumus ārzemēs ar čekiem, piemēram pirkta degviela vai vēl kaut kas mašīnai. Vai man tas jāformē kā avansa izdevumi uz šoferi vai kā komandējuma izdevumi vai vēl kā savādāk.Vai šoferiem jārēķina arī komandējuma izdevumi?Nekad neesmu strādājusi ar pārvadātājiem un esmu pavisam apjukusi.